Padang – Sosialisasi pembinaan arsip kepada kelurahan tertib arsip digelar pada Kamis, 26 Juni 2025, yang berlokasi di Gedung Bagindo Aziz Chan, Aia Pacah. Agenda tersebut menekankan bahwa arsip tidak hanya berfungsi sebagai memori organisasi, tetapi juga merupakan inti pemerintahan yang secara sistematis merekam setiap aktivitas dan kebijakan.
Dalam sambutannya saat acara pembukaan, Mairizon menjelaskan bahwa arsip memiliki peran esensial dalam operasional, pengambilan keputusan, dan penyusunan kebijakan. Hal tersebut mencakup aspek administratif, keuangan, hingga perlindungan hukum masyarakat. Selama ini, kelurahan sebagai garda terdepan pelayanan publik, menghasilkan berbagai dokumen vital seperti surat pengantar, keterangan tidak mampu, dan legalisasi dokumen. Mairizon menyampaikan bahwa seluruh dokumen ini harus didokumentasikan dengan baik agar mudah ditelusuri dan dapat dipertanggungjawabkan. “Jika arsip rusak atau hilang, kepercayaan publik bisa terganggu,” katanya, menekankan esensi sistem kearsipan yang kuat.
Ia juga mengakui bahwa masih banyak kelurahan yang belum tertib dalam penciptaan dan penataan arsip. Persoalan seperti arsip yang tidak sesuai dengan tata naskah dinas, penumpukan arsip inaktif, serta absennya penyusutan arsip, masih sering ditemukan.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang telah memberikan bimbingan teknis mengenai penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) kepada 104 kelurahan. Mairizon menyebut bahwa aplikasi Srikandi telah mulai diaplikasikan dalam pelayanan administrasi di kelurahan, yang merupakan bagian dari program Padang Amanah sekaligus mendukung tata kelola pemerintahan yang baik.
Senada dengan hal tersebut, Syafriadi, Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang sesuai dengan nilai guna dan siklus hidup arsip. Ia menambahkan bahwa upaya tersebut mendorong penerapan sistem kearsiapan yang terstandar agar kelurahan memiliki landasan bukti yang kuat dalam setiap keputusan. “Ini akan memperkuat akuntabilitas kerja mereka,” ujar Syafriadi. Penguatan kearsipan kelurahan, lanjutnya, selaras dengan program Padang Melayani, yang bertujuan meningkatkan kualitas layanan publik secara menyeluruh. Dalam sosialisasi ini, para peserta memperoleh materi mengenai teknik penataan arsip kelurahan serta implementasi aplikasi Srikandi untuk mendukung tertib arsip di tingkat kelurahan.
